مقالات إدارة الوقت - 6 - بعض الاعتراضات و الاستفسارات حول مسالة تنظيم الوقت

سادسا : بعض الاعتراضات والاستفسارات

حول مسألة 

تنظــــيم الوقــــت 

ســـــؤال :

كيف أعرف مدى استفادتى من وقتى ؟ و كيف أعرف العوامل المددة لوقتى ؟

جـ / تتطلب معرفة مدى استفادتك للوقت والعوامل المضيعة لوقتك أن تقوم بعمل سجل يومى لمدة أسبوع مثلا، و تدون فيه تفاصيل الأعمال التى قضيت فيها وقتك و كذلك كم أخذ كل عمل من الوقت فتكتب حتى الامور البسيطة الصغيرة والتى قد تضيع من وقتك دقائق يوميا لكن فى نهاية الاسبوع قد تجد هذه الدقائق تحولت إلى ساعات .

- قم بتصميم جول مفصل لكل يوم ، و قسمه إلى عدد ساعات يومك و هى تقريبا 16 ساعه على افتراض أن النوم يأخذ 8 ساعات ، وقم بتقسيم كل ساعه إلى 4 أقسام أى 15 دقيقة ، وقسم الساعات إلى أعمال و مقدار المهدر لكل عمل .

- هذا أقتراح للجدول ، المهم أن يوضح ذلك الجدول الأعمال و مقدار الوقت المهدر لكل عمل .

- بعد ذلك عليك أن تقوم بتحليل الجدول و تبحث فى عوامل تبديد الوقت فتزيلها وتسأل نفسك هل هناك فرصة لتنظيم الوقت بشكل أفضل ؟

-  إن كانت الإجابة بنعم - وهى كذلك دائما - فعليك أن تبحث عن هذه الفرصة .

ســـــؤال :

أنا مشغول و لا يوجد لدى وقت للتنظيم  !!

* يحكى أن حطابا كان يجتهد فى قطع شجرة فى الغابة ولكن الفأس لم يكن حادا إذ أنه لم يشحذه من قبل ، مر عليه شخص ما فراه على تلك الحالة فقال له : لماذا لا تشخذ فأسك ؟ قال الحطاب وهو منهمنك فى عمله (( ألا ترى أننى مشغول فى عملى ؟))

من يقول بأنه مشغول و لا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب فى القصة ! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة و سيساعده أيضا على بذل مجهود أقل فى قطع الشجرة و كذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى ، وكذلك تنظيم الوقت ، سيساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع و بمجهود أقل و سيتيح لك اغتنام فرص لم تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك .

- وهذه مهادله بسيطه ، إننا علينا نجهز الأرض قبل زراعتها ، ونجهز أدواتنا قبل الشروع فى عمل ما و كذلك الوقت ، علينا أن نخطط لكيفية قضائه فى ساعات اليوم .

ســــــؤال :

لا أحتاج إلى تنظيم الوقت لكل شىء فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم !

*  فى أحصائيات كثيرة نجد أن أمورا صغيرة تهدر الساعات سنويا فلو قلنا مثلا تقضى 10 دقائق فى طريقك من البيت و إلى العمل و كذلك من العمل إلى البيت ، أى أنك تقضى 20 دقيقة يوميا تتنقل بين البيت و مقر العمل ، ولنفرض أن عدد أيام العمل الأسبوع 5 أيام أسبوعيا .

5 أيام  *  20 دقيقة  =  100 دقيقة أسبوعيا 

100دقيقة أسبوعيا * 53 أسبوع =5300 دقيقة = 88 ساعة تقريبا !!

 لو قمت باستغلال هذه العشر داقئق يوميا لا ستفدت من 88 ساعة تظن أنها وقت ضائع أو مهدر .

كيف تستغل هذه الدقائق العشر ؟

*   بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية ، أو تنظيم وقتك ذهنيا حسب أولوياتك المخطط لها من قبل ، أو تجعل هذا الوقت موردا للافكار الإبداعية المتجددة أو تملوه بالاستغفار و ذكر الله .

ســـؤال :

أود أن أنظم وقتى لكن الاخرين لا يسمحون لى بذلك !

* من السهل إلقاء اللائمة على الأخرين أو على الظروف ، لكنك المسئول الوحيد عن وقتك ، أنت تسمح للأخرين بأن يجعلوك أداه لإنهاء أعمالهم ، اعتذر للاخرين بلباقة و حزم ، وأبدأ فى تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة .. و إن لم تخطط لنفسك و ترسم الاهداف لنفسك و تنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك !! أى تصبح أداه بأيديهم .

ســـؤال

ألن أفقد بتنظيمى للوقت تلقائيتى و العفويه و أصبح كالآله ؟

* لا ، أبداالمسألة لا ينظر إليها هكذا ، تنظيم الوقت لا يعنى أن تصبح اله تنفذ الأعمال المخطط لها فقط ، إن تنظيم الوقت يجب أن يكون مرنا حتى لا تصبح كالاله ، نحن مهما حاولنا أن نتوقع كيفية تنظيم أوقاتنا فستأتينا أمور و أشياء لم نكن نتوقعها ، هنا علينا أن نفكر فى الأمر ، هل الذى خططت له أهم أم هذا الامر الذى طرأ مؤخرا تختلف الاجابة على هذا السؤال باختلاف أهمية ماخططت له ، لذلك التلقائية تعزز أكثر و تصبح عقلانيه أكثر و قد كانت قبل التنظيم تلقائية فوضويه .

ســــؤال :

أليست كتابة الاهداف و التخطيط مضيعة للوقت ؟

*  أفرض أنك ذاهب لرحله ما تستغرق أياما ، ماذا ستفعل ؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك و تجهز أدواتك و ملابسك و ربما بعض الكتب و أدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كاف ، و الحياة رحله لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات و تحقيق الإنجازات .

ولتعلم أن كل ساعه تقضيها فى التخطيط توفر عليك مابين الساعتين إلى أربع ساعات من من قت التنفيذ ، فما رأيك ؟

تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة و التوفير المحصل من هذه الساعة يساوى ساعتين ، أي أنك تحصل على 730 ساعة سنويا أي ما يعادل 30 يوم فى السنة تستطيع استغلاله فى أمور اخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة او التطوير الذاتي و نحوه.

ســـؤال : 

سافقد أوقات الراحه و الترفيه إذا نظمت وقتي !

* هذه فكرة خطأ عن تنظيم الوقت و للاسف يؤمن الكثيرون بهذه الفكرة إن تنظيم الوقت عادة شخصية ترتبط بالشخص نفسه فهو الذى يحدد أوقات الجد وأوقات الترفيه و الراحه و التنظيم يهدف فقط إلى تحقيق أفضل إنجازات و تخفيض الضغوط عن كاهل الشخص وكذلك إتاحه وقت له كي يطور نفسه و يتعلم و يمارس هواياته . تنظيم الوقت لا يعنى الجدية التامة هو فقط يعنى التنظيم فى كل شيء حتى الترفيه يصبح منظما و موجها أيضا .

*  فمثلاً تود قضاء وقت مع العائلة فى رحله حدد لها موعدا و قم بالإعداد المسبق لهذه الرحلة و كيف أعمالك و ارتباطاتك لكي لا تضيع عليك وقت الرحلة ، وبذلك تربح أمور عده .

أولا : رفهت عن نفسك .

ثانياً : رفهت عن عائلتك .

ثالثاً : يزداد الترابط بينك وبين عائلتك لأنك وضعت عائلتك ضمن دائرة الاهتمام و خططت لكي تقوم بأنشطه فعلية لصالح عائلتك .

 مقالة بعض الاعتراضات و الاستفسارات حول مسالة تنظيم الوقت

المصدر : الدكتور إبراهيم الفقى ((رحمه الله )) إدارة الوقت